菏泽律师网 律师文集 合同评审流程怎么走(公司内部合同评审流程)

合同评审流程怎么走(公司内部合同评审流程)

为了规范法务部合同审批流程和审核标准,提高法务工作的效率,最大限度降低我司业务中存在的法律风险,特针对合同审核及管理工作做出如下要求:

一、合同审核流程

法务部日常工作中需要审核的文件包括业务类合同、非业务类合同以及与我司业务相关的宣传资料等文本。现对各类合同的审核流程规定如下:

1、 业务类合同审核流程

业务类合同指与公司业务相关的各类合同,包括借款合同、信息咨询服务合同、金融服务合同、房屋抵押合同、个人出借咨询服务合同以及与保理业务、私募基金业务等有关的一系列合同或资料。业务类合同事关重大,一般由业务需求部门通过企业邮箱向法务总监/副总监提出,由法务总监/副总监根据需要决定分配给法务部其他同事审核,法务部同事审核完并交由上级领导复审后通过企业邮箱将法律意见回复给业务需求部门。业务类合同初次审核的时限为2-3个工作日,自法务部收到待审合同之日起算,复审的时间不计算在内。

2、 非业务类合同审核流程

非业务类合同指为了便于公司开展业务所需签署的各类合同,包括房屋租赁合同、装修合同、采购合同、服务类合同等。业务需求部门将待审合同和已批签呈发送至法务部企业邮箱,法务部收到合同后由合同管理部经理根据职责划分将合同分配给法务部同事审核,法务部同事审核完后会将合同发给合同管理部经理复审,复审无异议后法务部同事将已审合同通过企业邮箱反馈给业务需求部门。非业务类合同审核时限一般为1个工作日,重大复杂的合同为3个工作日,自法务部收到待审合同之日起算,复审的时间不计算在内。具体流程请见下图:

合同审核流程及注意事项

3、 合同签署注意事项:

(1)合同审核内容存在异议时的处理办法:法务部审核完合同后,如对方存在异议,业务需求部门将合同再次发送至法务部邮箱,由负责初审的同事进行二次审核和沟通,直到双方确认无异议;如对方提供的是制式合同或者对方明确提出合同不能修改,为了不影响公司业务,业务需求部门经办人将合同无法修改的意见反馈到法务部邮箱,该合同才能签署。

(2)签署注意事项:合同内容经双方确认无异议后,业务需求部门将纸质版的合同(经业务经办部门经办人或部门领导签字)和签呈拿到法务部,由合同初审同事和法务副总监签完字后,负责合同档案管理的法务专员将合同信息记录下来。待合同签字盖章流程走完,业务需求部门经办人负责将签呈及合同扫描件发送到法务部邮箱,由负责合同档案管理的法务专员负责归档管理。

二、非业务类合同审核注意事项

为规范非业务类合同的审核流程,节约人力和时间成本,提高工作效率,现对非业务类合同审核时应注意的关键点进行归纳总结,以便法务部同事参照执行:

(一)所有合同必备条款(通用)

1、部首部分:合同当事人的基本信息,自然人包括姓名、身份证号、联系方式、住址等;法人包括名称、地址、联系人、联系方式等。对于特定业务需要对方具备一定资质的,需要核实对方的资质文件。

2、标的;

3、数量;

4、质量;

5、价款/报酬以及支付方式;

6、履行期限、地点和方式;

7、违约责任:根据平等互利的原则,制定公平全面的违约条款,具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法;违约金一般为合同金额的20%,滞纳金一般约定为日千分之三或日万分之五;

8、解决争议的方法:原则上先协商后诉讼,诉讼最好由我方所在地或合同签订地人民法院管辖;仲裁和诉讼不可并用。

(二)我司具体审核要求(通用)

1、发票出具:原则上对方应在我方付款之前或同时向我方提供相应金额的正规发票;

2、合同款项:包括大写(人民币)和小写(¥),货币符号与具体金额之间不能有空格;

3、合同生效:原则上经双方签章时生效;合同一式肆份以上;

4、结尾部分:需要签字的,都必须由本人(法定代表人或委托代理人)亲笔签名;需要盖章的,双方都必须使用合格的印章(公章或合同专用章),不得使用财务章或业务章等不合格印章;注明合同签约日期;

5、页码:标准格式为第*页 共*页;

6、合同页眉或页脚:不得出现对方公司标志。

(三)合同审核意见反馈规范用语

1、合同审核后未出现法律问题:您好,合同已审核无异议,请知悉。

2、对方提供的制式合同无法修改:您好,为了维护我司的合法权益,法务部已从专业角度提示合同中存在的法律风险,因对方不同意我司的修改建议,为了我司业务的顺利进展,贵部门自行决定是否签署该合同,法务部意见仅做参考。

3、合同审核后存在法律问题:您好,合同已审核,请见附件(附件以修订版合同或法律意见书的形式提供)。

(四)各类合同审核关键点

房屋租赁合同

1、部首部分:明确写明出租方和承租方(一般为我司)的基本信息,包括双方的姓名或名称(全称)、地址、联系方式、联系人等。需要出租方提供房产证、身份证复印件用于核实存档;

2、租赁房屋的基本情况:名称、数量、坐落位置、面积、装修及设施使用情况;

3、房屋租赁期限:明确至年、月、日;

4、房屋交付时间:合同签订后的某年某月某日;

5、免租期(房屋需要装修时):明确至年、月、日;

6、租金支付标准:按月/年/期支付,金额包括大写(人民币***)和小写(¥***元),且金额与计量单位之间不能有空格;

7、租金支付方式:现金或转账支付,转账需要提供出租方的账户信息;

8、租赁保证金/押金(如有):出租方应在收到保证金/押金时向承租方提供收据;

9、租赁物的维修:一般情况下由出租人履行租赁物的维修义务;

10、租赁物的改造:承租人改造租赁物的,应经出租人的书面同意;

11、转让或转租:出租人在租赁期间转让该租赁房屋的,承租人仍有权使用该租赁房屋;承租人未经出租人的同意,不得转租;

12、续租:承租人应在租赁期满前一定期限内(一般为30天)提出;

13、违约责任:出租人延期交付房屋、承租人逾期支付租金时违约金的支付标准。

房屋装修合同

1、部首部分:明确写明发包方和承租方双方的基本信息,包括双方的姓名或名称(全称)、地址、联系方式、联系人等;

2、工程概况:包括工程的地址、装修面积、装修规格、承包方式等;

3、施工期限:具体到年、月、日;

4、工程质量要求:应达到国家、当地或专业的质量标准;

5、装修工程价款:金额包括大写(人民币***)和小写(¥***元),且金额与计量单位之间不能有空格。价款的明细可通过报价单的形式提供,且报价单必须与合同正文以及签呈中的金额一致;

6、价款支付方式:一般按工程进度支付;现金或转账付款(转账应注明承包人账户的基本信息);

7、发包方的工作:提供设计图纸、装修所需水电设备、监督检查工程进度等;

8、承包方的工作:提供资质证明、保证设施完好、按质按量施工、不得发包等;

9、工期顺延:列举因各方原因导致顺延的情形;

10、验收:明确验收标准;

11、保修:明确保修的期限和范围;

12、违约责任:承包方未按期完成施工、发包方逾期付款时违约金的计算标准。

购销合同

1、部首部分:明确写明买卖双方的基本信息,包括双方的姓名或名称(全称)、地址、联系方式、联系人等;

2、货物的基本要求:具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品;单价;数量;总价(大、小写)等;

3、货物的总价款:大写(人民币***)和小写(¥***元),且金额与计量单位之间不能有空格;

4、货物的质量:技术质量要求要明确、具体;

5、包装方式:应适合于运输;

6、交货方式:一般由卖方运货至买方指定地点;

7、交货地点:买方指定明确的地点;

8、交货时间:具体到年、月、日;

9、价款支付方式:现金或转账(转账写明卖方开户行、账户名、账号等基本信息);

10、价款支付时间:具体到年、月、日,一般由买方收到货物并检验合格后支付货款;

11、价款支付地点:货物交付的地点或其他约定地点;

12、售后服务:售后服务的内容、期限、费用支付标准;

13、违约责任:卖方交付的货物存在权利或质量瑕疵、卖方迟延交付货物、买方迟延受领货物、买方迟延支付价款等情形下买卖各方违约责任的承担方式(违约金注明计算方式)。

服务合同

1、部首部分:明确写明委托方和受托方双方的基本信息,包括双方的姓名或名称(全称)、地址、联系方式、联系人等;

2、服务内容及要求;

3、服务期限:具体到年、月、日;

4、服务费金额:金额包括大写(人民币***)和小写(¥***元),且金额与计量单位之间不能有空格;

5、支付方式:按期/月支付;现金或转账付款(转账应注明受托方账户的基本信息);

6、质量要求(广告印刷合同需要);

7、保密条款(猎头服务合同、易博DSP投放服务合同、代 理 记 账 委 托 合 同需要);

8、违约责任:委托方逾期支付服务费、受托方提供的服务不符合要求时违约金的计算标准。

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