为规范公司合同管理,保证合同合法有效,避免合同签订、履行带来的风险,有效防止和减少集团公司及所属分、子公司、参、控股公司在生产经营过程中和建设工程承包项目中可能发生的经济损失,法务中心制定以下合同管理和签订流程,望各公司严格遵照执行。

一、签订合同前的准备工作
1、合同执行部门负责起草和谈判,组织会签,合同起草人必须要求对方当事人提供营业执照、资质证明复印件进行核实,并了解其诚信、履约能力;对方是公民的,要求提供身份证及复印件进行核实;
2、合同起草人必须自行起草有关合同文本底稿,并结合对方当事人提供的意见,与对方当事人协商、修改、确认合同条款;合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确;

公司各部门负责人必须亲自参与起草本部门职责范围内合同,参与合同谈判,组织会签;其中,物资经信计划部负责审核采购合同的各项条款;其他部门审核本专业所有合同的技术条款;财务部审核合同付款,发票纳税等相关财务有关条款;

3、合同条款一般应当包括以下主要内容:
1〕当事人名称、姓名及住所、联系方式
2〕标的、数量
3〕质量、质量标准、异议期、质保期
4〕价款或者报酬
5〕履行期限、地点和方式,文书送达的有效地址
6〕违约责任
7〕解决争议的方法,一般情况下约定由公司住所地人民法院管辖
4、与对方当事人协商修订合同中,必须注意以下事项
1〕对方当事人的名称和住所必须准确、清楚
2〕合同对标的的约定应明确无误;标的物的名称、型号、规格、品种、等级、花色、数量等要具体;对不易确定的无形财产(如商标、专利、技术秘密等)、劳务、工作成果等尽量描述准确明白
3〕质量:国家有强制牲标准的,首先必须按国家标准执行;其次按行业标准、企业标准执行;无国家标准和行业标准的,当事人双方也可以在合同中约定质量标准
合同中约定质量保证期,一般不低于两年;国家、行业有规定的适用国家行业规定
合同中可以约定质量检验方法、质量异议期:质量异议期尽量延长时间,力争与质量保证期一致
4〕合同价款:在与对方当事人协商修订合同时,合同的价款应得到公司有决定权的领导批准
5〕合同履行期限、地点和方式应当具体明确;涉及到公司对外给付价款义务的,应经有权领导批准执行,并留有较充分的时间余地,尽量避免我公司违约

6〕违约责任一般采用定金、违约金、赔偿损失的责任形式,要具体明确或可计算,不得采用罚款的形式
合同中约定我公司违约责任的,可采用下列表述方式
1、按银行同期贷款利率偿付违约金
2、赔偿对方实际经济损失
3、每天按合同总价款(或已付款额)万分之一偿付违约金

4、每天按银行同期同类贷款逾期罚息计算违约金
7〕我公司是建设方主体,因零星工程需雇佣劳务工人,施工单位可与被雇佣人直接签订劳务用工协议,明确双方权利义务;如我公司是承包方,除了签订上述劳务用工协议外,还可签订内部工程承包协议,以规避转包、分包的风险
8〕我公司与外公司合作,决定用他方名义投标、承接建设工程,双方应签订联营协议;但联营协议中应回避挂靠、借用资质等违法表述,可采用互为母子公司等形式,防范可能发生的风险
5、经与对方当事人对合同主要内容协商一致后,经办人拟定正式合同文本底稿,交各公司负责人进行初步审核
6、各公司应建立合同登记制度(登记簿登记或电脑登记均可),登记内容中应明确经办人或合同履行负责人

二、合同的审查批准和正式签订
1、各公司合同起草人将合同登记编号后,起草人按照合同审批流程要求、将合同摘要并附合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件,依次报送本公司负责人,计划部、集团总工、集团公司分管副总经理、总经理、集团公司法务中心审核、审批;特别重大合同底稿,最终由董事长审批签发;合同审批原则上应按以上顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意

2、集团公司的分管副总经理、总经理,应当依照本规定第一部分的要求审核、审批合同,并最终对合同负责
3、公司法务中心应当从法律的角度审核合同底稿,并提出法律建议,供总经理参考;对一些明显不符合国家法律法规规定,但在当前公司经营中又暂时无法避免的、可能无效的合同,法务中心应从维护公司经济利益出发,审核合同时尽量做到在法律允许的范围内避免或减少公司可能发生的经济损失;或以一较小的风险来回避更大的风险
4、合同执行人对法务中心审核合同中提出的法律建议,应报各公司总经理决定是否采纳、修改
5、合同的签署和盖章

合同底稿按程序审核审批定稿后,经办人制作正式合同文本,由双方当事人签字盖章,合同原则上由对方先签字盖章;并将合同底稿交集团公司档案室存档备案;各公司应留存一份合同复印件备查

三、合同的履行。
1、合同经双方当事人签名盖章生效后,应由经办人或各公司经理指定的专人负责合同的履行;在合同履行期间,经办人或合同履行人负有下列责任:
1〕收集保管合同履行中形成的所有书面文字、来往信函等资料,如在此项工作换人负责时,在各公司经办人处办理合同材料交接手续,由经办人对更换进行变更登记,未办变更登记手续的,经办人或接受人可拒绝办理交接手续
2〕合同履行中发生违约行为或重大争议时,及时向各公司经理汇报,并研究决定应对措施
3〕合同履行终结,应将合同和履行中形成的所有文字材料按时间顺序装订成档案,交回集团档案室
2、公司财务部门对合同中的付款义务具有监督权和按合同付款的职责,尽可能地避免逾期付款的违约责任
3、公司将设立档案室,指定专人管理,负责接受和保管各公司归档的合同档案
4、合同履行中,合同履行人应按下列规定执行
1)合同生效后,发现合同对质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明的,应及时与对方当事人签订补充协议予以明确
2)合同生效后,发现对订立的合同有重大误解,或合同显失公平,或对方当事人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的,应及时汇报并在知道后一年内行使撤销权
3)合同约定对方当事人应先履行而未履行的,我公司有权要求其先履行;合同约定双方应同时履行,对方未履行而要求我公司履行的,我公司有权拒绝其履行要求;合同约定我公司应先履行的,但有确切证据证明对方:

1、经营状况严重恶化的

2、转移财产、抽逃资金、逃避债务的

3、、丧失商业信誉或者有可能丧失履行能力的

我公司可中止履行合同,并及时书面通知对方,对方提供担保时,我公司应恢复履行
4)在合同履行期间,对方迟延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的,经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行,我公司应按合同约定书面通知对方解除合同,并可追究对方的违约责任
5)买卖合同约定检验期的,我方是买受人的,应当在检验期内检验,并立即将标的物的数量和质量不符合约定的情形通知对方;没有约定检验期间的,应当在发现或者应当发现标的物的数量或者质量不符合约定的合理期限内或者收到标的物后的两年内通知对方;对标的物有质量保证期的,适用质量保证期,不适用两年的规定。
6)以样品作为买卖合同质量验收标准的,当时不知道样品有隐蔽瑕疵,对方交付的标的物虽与样品相同,我公司仍可主张对方交付的标的物应当符合同种物的通常标准
7)勘察、设计合同:因质量不符合要求或者未按照期限提交勘察、设计文件,拖延工期给我公司造成损失的,我公司可以要求勘察、设计人继续完善勘察、设计;减收或免收勘察、设计费并赔偿损失
8)集团公司与下属各公司之间签订的各类合同,也应严格按本规定执行;发生纠纷的,可上报集团公司请求协调解决
9)合同履行中与对方当事人发生纠纷的,应准备完整的合同及履行资料、书面报告,向集团公司法务中心咨询,法务中心在研究资料的基础上,及时地提供法律意见,为各公司领导决策服务
10)合同履行中遇有紧急情形,需立即采取措施的,应向集团公司领导汇报后,邀请法务中心人员参加,共同研究决定处理方案
本规定于201731日开始执行;执行中如发现问题,请各公司及时向集团公司法务中心反映。

本办法由法务中心负责解释,适用于集团公司及所属各部门、分、子公司,参控股公司的所有合同。

 

 

内蒙古东源投资集团

二○一七年二月二十四日